Deux nouveaux services soulèvent d'importantes questions. Bien qu'ils soient déjà largement répandus en Suisse, ils ne sont pas encore connus de tous.
De grandes entreprises comme Roche et Novartis ont de plus en plus besoin de gérer des travailleurs externes et flexibles, qui sont désignés de différentes manières: «contractors», collaborateurs à des projets, saisonniers, travailleurs indépendants, intérimaires. Les mandats sont divers et il existe de nombreux prestataires de services de personnel. Malgré tout, la pression sur les RH internes est élevée. Le recrutement doit être efficace. Le temps manque pour recruter des talents à court terme, mais aussi dans le cadre de grands projets. Pour les entreprises actives à l'international, les différentes lois sont complexes. Par conséquent, le recrutement de spécialistes étrangers est très compliqué. Plusieurs grosses sociétés utilisent donc un MSP (Managed Services Provider) ou un RPO (Recruitment Process Outsourcing) et achètent l'expertise de prestataires. Grâce à la location de services, les collaborateurs externes sont embauchés correctement. Cette approche est également appelée «workforce management». Près de 21% des membres de swissstaffing proposent des prestations de RPO et de MSP, tandis que 23% des membres ont une fonction de fournisseur pour un RPO ou un MSP (swissstaffing, étude 2018). Savez-vous ce que sont ces deux services?
Un partenariat RH
Avec un RPO, tout le processus de recrutement d'une entreprise ou d'un projet est transféré à un prestataire de services de personnel, qui organise le recrutement de A à Z et active son réseau. Le facteur temps est souvent décisif, par exemple, si cent personnes doivent être embauchées pour un projet dans un délai de trois semaines. Dans la plupart des RPO, les employés sont non seulement recrutés, mais aussi intégrés.
Coup d'œil en coulisses: le RPO
Pour Eric Steffen, Head Workforce Solutions chez Hays Talent Solutions, «avec un RPO, il ne s'agit plus d'externaliser les opérations RH, mais de rendre l'interface entre les RH et le recrutement aussi efficace que possible, ainsi que de collecter et d'évaluer les données générées par ces processus.» Selon lui, grâce à l'évaluation des données, les procédures sont optimisées et il est possible de déduire des énoncés prédictifs pour déterminer où trouver les meilleurs candidats. Cela permet aussi d'identifier les canaux les plus performants et de développer des stratégies idéales pour mieux approcher et recruter différents types de candidats. Les objectifs étant de mettre en place des canaux et des processus rapides, efficaces et durables ainsi que de constituer un vivier de talents.
Hays travaille aux niveaux national et international. Cette société s'occupe de RPO et de MSP. Elle se charge du RPO pour un client qui a remporté deux nouveaux projets. En l'espace de six mois, 65 nouveaux spécialistes en gestion IT et en ingénierie ont été trouvés et embauchés pour ces projets. Avec ses processus hautement performants, Hays a soulagé les RH et a pu assurer le démarrage des deux projets dans les délais. «Nous avons examiné plus de 6200 candidatures, mené 2080 entrevues téléphoniques et organisé plus de 880 entretiens d'embauche. C'est un volume énorme. Nous pouvons alléger la tâche des RH», précise déclare Eric Steffen.
La gestion des employés externes
Quant au MSP (Managed Service Provider), il consiste à confier à un prestataire la gestion de tout le personnel externe. Cela se fait généralement sur place chez le client, dans l'entreprise utilisatrice. Le prestataire de MSP organise le recrutement avec d'autres prestataires de services de personnel et les équipes internes de l'entreprise utilisatrice. Avec ce modèle commercial, le MSP est également responsable de l'intégration, de la comptabilité des salaires et de l'off-boarding. Les collaborateurs externes bénéficient ainsi d'un accompagnement uniforme selon les standards définis par le client.
Il faut distinguer deux cas: le MSP procure du personnel ou il se contente d'organiser et de surveiller le processus d'un point de vue neutre. En anglais, on parle de «vendor neutral» ou de «master vendor». Si le MSP est «vendor neutral», tous les prestataires sont évalués de manière neutre, sans aucune préférence. Dans certains cas, le MSP n'est que l'organisateur et ne fournit pas de personnel. Toutefois, la neutralité peut aussi signifier qu'un MSP peut proposer du personnel, mais qu'il est soumis aux mêmes règles que les autres fournisseurs. Au contraire, en tant que «master vendor», un MSP recrute lui-même du personnel et en est le premier interlocuteur. Des modèles hybrides sont également possibles: un MSP peut embaucher des talents et engager d'autres fournisseurs dans certains domaines. Pour trouver des informaticiens, par exemple, on préférera un prestataire de services de personnel, tandis que pour des logisticiens, on préférera évaluer plusieurs prestataires de manière neutre. En Suisse, toutes ces formes coexistent selon les attentes des gros clients.
Un coup d'œil dans les coulisses: le MSP
Coopers Group SA opère dans toute la Suisse. En tant que MSP et master vendor d'un groupe pharmaceutique leader à Bâle, cette société est responsable en exclusivité de recruter des spécialistes externes en informatique, sciences de la vie et ingénierie. Coopers Group SA accompagne ce client tout au long du processus de recrutement et est l'interlocutrice privilégiée des collaborateurs externes. Pour que cela fonctionne correctement, divers paramètres doivent jouer. Christian Biedermann, managing director de Coopers Group SA, souligne: «Une stratégie de communication transparente est essentielle. Elle nous aide à obtenir l'acceptation nécessaire des parties prenantes. En outre, des partenariats solides doivent être établis avec tous les participants (RH, acheteurs, agences) afin de jeter les bases d'une coopération réussie.» Selon lui, une bonne communication est un gage de réussite pour la coopération avec les clients et les autres prestataires. Cela améliore la visibilité et la transparence nécessaires et permet au client de réaliser des économies.
Kelly est une entreprise de location de services qui a des années d'expérience mondiale en MSP. Marcel Keller, CEO de Kelly Services (Suisse) SA, est catégorique: «Les MSP sont souvent achetés pour résoudre un problème à court terme sur deux ou trois ans. Or, on pense rarement à l'orientation à long terme. Le client devrait réfléchir à la façon dont le MSP pourrait soutenir son développement stratégique en tant qu'unité opérationnelle.» Pour Keller, le client doit percevoir le MSP et l'entreprise qui est derrière comme un partenaire essentiel. «Un MSP ne doit pas être considéré comme une externalisation du back-office administratif. En effet, la mise en œuvre d'une solution aussi complexe nécessite un réel savoir-faire», ajoute Marcel Keller. Il souligne que les MSP opèrent avec des marges serrées, d'où l'importance d'une structure et d'une méthodologie de travail efficaces. L'utilisation d'outils d'analyse est indispensable. Cela permet de créer de la transparence et de prendre des décisions valables. Pour Marcel Keller, historiquement, les MSP ont surtout été initiés par les achats. Les économies et la conformité ont toujours été au premier plan pour les MSP. Or, pour les gestionnaires d'embauche, il s'agit habituellement d'un aspect secondaire, car l'embauche en temps opportun est beaucoup plus importante pour eux. Les besoins des différents groupes cibles devraient être reconnus tôt et pris en compte dès le départ comme des facteurs essentiels dans le travail avec un MSP.
Comment contrôler la qualité des entreprises de location de services?
Un MSP ou un RPO permettent à l'entreprise de mieux gérer ses employés externes et ses prestataires de services de personnel. Différentes procédures existent. Par exemple, un système de rating peut garantir que les prestataires n'envoient que les meilleurs dossiers. Si les employés proposés correspondent parfaitement au poste et effectuent bien le job, le prestataire reçoit un meilleur classement et sera recontacté pour d'autres mandats. Cela permet de réduire l'afflux de dossiers et d'améliorer la qualité. Les entreprises qui font appel à un MSP ou un RPO évaluent ces prestataires et les soumettent à un contrôle de qualité. La certification de qualité de swissstaffing, dans le cadre de laquelle tous les membres sont régulièrement contrôlés par SQS, vient également étayer cette démarche. Plus le marché du travail et ses formes flexibles gagnent en complexité, plus il est important d'être au clair sur les lois et les conditions cadres. Le travail temporaire, avec ses solutions de flexibilité et de protection sociale, est un pionnier dans la flexibilisation du travail – que ce soit pour la location de services, le travail sur plateforme, le payrolling ou le MSP.
Quelques explications
MSP: Managed Service Provider
RPO: Recruitment Process Outsourcing
Vendor neutral: Un MSP neutre qui collabore avec différents prestataires de services de personnel.
Master vendor: Le MSP agit en tant que prestataire de services de personnel privilégié ou coopère avec des partenaires spécifiques.
