Due nuove prestazioni per il personale, benché già molto diffuse in Svizzera, sono in generale ancora poco note.
Grandi aziende come la Roche e la Novartis hanno vieppiù l'esigenza di gestire forza lavoro esterna e flessibile. Tra appaltatori, collaboratori di progetto, stagionali, lavoratori freelance o collaboratori temporanei, non sono certo le designazioni a mancare. I mandati sono complessi ed esistono vari prestatori di personale. Poiché la pressione sulle risorse umane interne è elevata, serve grande efficienza nel reclutamento. Spesso manca tuttavia il tempo per trovare a corto termine talenti adeguati per progetti di grandi dimensioni. Le aziende attive a livello internazionale, inoltre, sono chiamate a rispettare leggi diverse ed estremamente complesse secondo il paese in questione, ragione per la quale l'assunzione di specialisti stranieri è tutto fuorché agevole. Ecco perché molte grandi ditte puntano sugli MSP (Managed Services Provider) o sull'RPO (Recruitment Process Outsourcing), e acquistano così la perizia delle aziende di servizi per il personale. Grazie al prestito di personale, i collaboratori esterni vengono quindi assunti correttamente. È la cosiddetta gestione della forza lavoro (workforce management). Il 21 per cento circa dei membri di swissstaffing offre servizi di MSP ed RPO, il 23 per cento funge da tramite con aziende che propongono tali servizi (swissstaffing, studio 2018). Ma che cosa comportano esattamente queste prestazioni?
Un partenariato in RU
Con l'RPO, l'intera procedura di reclutamento di un'azienda o di un progetto viene assegnata a una ditta di servizi per il personale, la quale attiva la sua rete di contatti. La pressione temporale assume sovente un ruolo di primo piano, per esempio quando entro tre settimane occorre assumere un centinaio di lavoratori per un progetto.
Nella maggior parte dei casi, nel quadro dell'RPO i collaboratori vengono sottoposti a un processo di socializzazione organizzativa (onboarding).
Uno sguardo dietro le quinte dell'RPO
«Con l'RPO, non si tratta più di esternalizzare le operazioni legate alle risorse umane, bensì di organizzare con la massima efficienza l'interfaccia dei processi di reclutamento, e di acquisire e valutare in modo mirato i dati così generati», spiega Eric Steffen, Head Workforce Solutions presso la Hays Talent Solutions. Le analisi dei dati mirano all'ottimizzazione dei processi e al reperimento dei migliori candidati. Esse consentono inoltre di individuare i canali più efficaci e di sviluppare strategie per approcciare e convincere diversi profili. L'obiettivo è quello di instaurare canali e processi rapidi, efficienti e duraturi, e di costituire un ampio pool di talenti.
La Hays, azienda attiva a livello nazionale e internazionale, lavora nel campo dell'RPO e dell'MSP. Per un cliente che aveva acquisito due nuovi progetti, con l'ausilio dell'RPO in sei mesi sono stati trovati e assunti 65 collaboratori nei campi dell'ingegneria e della gestione informatica. L'elevata efficienza processuale della Hays ha contribuito a sgravare le risorse umane del cliente e le misure adottate hanno consentito l'avvio tempestivo di entrambi i progetti. «In quell'occasione, abbiamo valutato oltre 6200 candidature, condotto 2080 colloqui telefonici e organizzato più di 880 colloqui di presentazione, un volume enorme. Lo sgravio per le risorse umane del cliente è palese», afferma Eric Steffen.
Gestione dei collaboratori esterni
Con l'MSP, un'azienda di servizi per il personale si fa carico della gestione di tutti i collaboratori esterni. Ciò avviene per lo più in loco presso il committente, la ditta acquisitrice. L'MSP organizza il reclutamento con altre aziende di servizi per il personale e con la squadra interna della ditta acquisitrice, e si occupa anche dell'onboarding, della contabilità salariale e della gestione delle uscite (offboarding). In questo modo, i collaboratori esterni sono amministrati uniformemente secondo gli standard definiti dal committente.
Si distingue tra MSP master vendor, che fornisce personale a prestito, e vendor neutral, che si limita a organizzare e a sorvegliare in modo neutrale il processo. Nel secondo caso, vengono considerate tutte le aziende di fornitori di servizi per il personale senza privilegiarne nessuna. Quando si dice che un MSP è «neutrale», può però anche significare che ha la possibilità di proporre personale per proprio conto, ma sottostando alle stesse direttive di tutti gli altri offerenti. Con il modello master vendor, invece, l'MSP recluta direttamente il personale e funge da primo interlocutore per i collaboratori esterni. Esistono inoltre modelli ibridi: un MSP può assumere talenti autonomamente e al contempo far capo ad altre aziende di servizi per il personale per altri settori. Per l'occupazione di impieghi in campo informatico ci si affida per esempio a una ditta specifica, mentre per quelli in ambito logistico si valutano in modo neutrale tutti gli offerenti. Secondo le esigenze dei grandi clienti, in Svizzera esistono tutte queste forme.
Uno sguardo dietro le quinte degli MSP
La Coopers Group AG, attiva in tutta la Svizzera, funge da MSP e master vendor per un grande gruppo farmaceutico di Basilea nel quadro del reclutamento di specialisti esterni nei campi dell'informatica, delle scienze della vita e dell'ingegneria: accompagna il cliente lungo tutto il processo di reclutamento e funge da contatto diretto per le questioni che interessano i collaboratori esterni. Affinché tutto funzioni alla perfezione, devono essere rispettati vari parametri. «Una chiara strategia in materia di comunicazione è imprescindibile e contribuisce a conquistare la fiducia degli attori aziendali», spiega Christian Biedermann, Managing Director della Coopers Group AG. «In più, vanno instaurati solidi partenariati con tutte le parti coinvolte, quindi RU, acquisti e agenzie, al fine di gettare le basi di una collaborazione efficace.» Se funziona la comunicazione, la cooperazione con il cliente e gli altri fornitori di servizi avrà successo. In tal modo, si ottiene la visibilità necessaria, trasparenza e il cliente risparmia.
La Kelly Services (Svizzera) AG ha acquisito un'esperienza pluriennale e globale nei servizi di MSP. «Spesso ci si affida all'MSP per un problema a corto termine con un orizzonte di due-tre anni», osserva il CEO Marcel Keller. «Raramente si riflette sul lungo periodo. Il cliente dovrebbe ponderare per tempo su come l'MSP può sostenere lo sviluppo strategico in qualità di unità operativa.» L'MSP e l'azienda che lo propone dovrebbero inoltre essere visti come partner importanti. «Un MSP non va considerato alla stregua di un'esternalizzazione amministrativa: l'attuazione di una soluzione tanto complessa esige infatti precise competenze», prosegue Marcel Keller. L'MPS lavora con margini ristretti, per cui servono una struttura e un metodo di lavoro efficienti. In tale ottica, l'impiego di strumenti analitici è praticamente obbligatorio per creare trasparenza e poter prendere decisioni valide. Gli MSP sono per lo più nati nel settore degli acquisti, ragione per la quale danno grande importanza ai risparmi e alla compliance, preoccupazioni spesso meno prioritarie per il responsabile delle assunzioni, a cui preme soprattutto che il reclutamento sia rapido. Le esigenze diverse dei vari gruppi di interesse devono essere individuate sin dall'inizio e considerate quali fattori essenziali della collaborazione con un MSP.
Controllo della qualità dell'azienda di servizi per il personale
Le prestazioni MSP ed RPO consentono a un'azienda di migliorare la gestione dei collaboratori esterni e delle ditte di servizi per il personale. Si può procedere in vari modi, per esempio effettuando una valutazione dei prestatori di personale che li spinga a inoltrare solo gli incarti migliori. Se i collaboratori proposti sono perfetti per l'impiego in questione e lavorano per la piena soddisfazione dell'azienda acquisitrice, la ditta di servizi per il personale migliora la sua graduatoria e in futuro verrà coinvolta per altri mandati. Ciò permette di contenere la quantità di incarti e di aumentarne la qualità. Le ditte che si affidano ai servizi di MSP ed RPO valutano le aziende di servizi per il personale sottoponendole così a un controllo della qualità. È un processo a cui contribuisce anche la certificazione di swissstaffing, con la quale tutti i membri vengono regolarmente controllati dalla SQS. Più diventano complessi e sfaccettati il mercato del lavoro e le forme di lavoro, più è importante fare chiarezza in merito alle leggi e alle condizioni quadro. Con le sue soluzioni in materia di flessibilità e di protezione sociale, il lavoro temporaneo compie opera pionieristica, che si tratti di prestito di personale, di piattaforme di impiego, di payrolling o di MSP.
In breve
MSP: Managed Service Provider
RPO: Recruitment Process Outsourcing
Vendor neutral: U MSP neutrale che collabora con diverse aziende di servizi per il personale.
Master vendor: L'MSP stesso funge da azienda di servizi per il personale oppure collabora con partner specifici.
